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26. Juli 2017 Christiane Staab

Sponsion – ein Blick hinter die Kulissen

Wenn fast 300 Studierende ihre Sponsion feiern, dann ist das nicht nur ein besonderes Event für sie und ihre Familien. Im Hintergrund bedeutet das auch ganz schön viel Arbeit für die Personen hinter den Kulissen. Wie genau die Vorbereitungen für den Tag X aussehen, haben wir Mitarbeiterinnen gefragt.

Nach den erfolgreich abgelegten Prüfungen und viel bürokratischer Vorarbeit durch die Studiengangsoffices und die Abteilung für Qualitätsmanagement unterschreibt Rektor Gernot Hanreich alle Zeugnisse und Diploma Supplements – und das sind seeeeeeeeeeehr viele! Die fertigen Dokumente werden in Urkundenmappen eingeordnet und doppelt überprüft.

Parallel plant Marketingleiterin Martina Landl mit ihrem Team das Event. „Die Termine fixieren wir immer etwa zwei Jahre im Voraus und koordinieren sie mit den Terminen für die Abschlussprüfungen.“

Die Zeiten, in denen alle AbsolventInnen eines Jahrgangs in einen Raum passen, sind längst vorbei.

Wir hatten diesmal 285 Studierende in insgesamt fünf Zeremonien. Eine davon fand am Studienzentrum Pinkafeld statt, am nächsten Tag haben wir viermal hintereinander den Haydnsaal in Eisenstadt gefüllt.

Neben den Gastrednern, Musik, Security, Blumenschmuck und Catering organisiert sie auch einen Fotografen, der den ganzen Tag über einzigartige Momente festhält. Außerdem moderiert sie die Zeremonien.  Interviewpartner aus den Studiengängen müssen organisiert und gebrieft werden genauso wie Ehrengäste.

Für alle Beteiligten gibt es einen fixen Ablaufplan.

Ihre Kolleginnen Claudia Gutmann und Sonja Schendl sorgen dafür, dass auch jede/r AbsolventIn namentlich aufgerufen wird und die Urkunde erhält, in der auch sein/ihr Name steht. Sie reihen die TeilnehmerInnen alphabetisch und ziehen mit ihnen in den Festsaal ein. Auf der Bühne unterstützen sie bei der Übergabe der richtigen Urkunden an die richtige Person.

Hinter den Kulissen bedeuten die vier Termine Stress für Sonja Schendl, Viktoria Paiszler und Christina Hofstädter.

Wir helfen den Alumni bei der Einkleidung. Das heißt wir geben die Talare und Sponsionshüte aus. Viele sind sehr aufgeregt, manchmal kommt auch die ganze Familie mit in den Backstage Bereich.

„Es sind aber immer alle sehr freundlich und dankbar für unsere Unterstützung.“ Weil es die Damen mit ihren Frisuren oft nicht ganz leicht mit dem Sponsionshut haben, sind auch Haarspangen, Bürste und Haarspray vor Ort.

Manche fühlen sich erst nicht ganz wohl in diesem Outfit, aber nach der Sponsion haben wir regelmäßig Anfragen von Alumni, die Talar und Hut kaufen möchten.

Fünf MusikerInnen des Joseph Haydn Konservatoriums in Eisenstadt und drei Musiker des Instituts 12 Oberschützen der Kunstuniversität Graz sorgen für die feierliche musikalische Umrahmung. Das ist gelebte Hochschulkooperation. 😉

Nach der Zeremonie haben Alumni und ihre Angehörigen noch Gelegenheit, bei einem Glas Wein bzw. Sekt auf den erfolgreichen Studienabschluss anzustoßen.

1.300 Gläser sind für jeden Durchgang in Eisenstadt bereitgesellt und werden nach jedem Durchgang gewaschen.

Mitarbeiter des Schlosses passen auf, damit nichts passiert, lassen die Leute in den Haydnsaal, „räumen“ den Gartensaal für die nächsten Gäste, sorgen für den guten Ton (Unterstützung bei der Technik) und beantworten Fragen.

Für das Team geht es inzwischen weiter. Mit der nächsten Ankleide, der nächsten Namensliste und den nächsten Festansprachen. „Auch nach über 6.500 Alumni ist es immer noch ein sehr erhebendes Gefühl bei einer Sponsion dabei zu sein. Diese Menschen haben wirklich Besonders geleistet – ein Großteil von ihnen hat berufsbegleitend studiert. Es geht an diesem Tag ein Lebensabschnitt zu Ende, an den viele sicher gern zurückdenken,“ so Martina Landl.

Herzlichen Dank an alle Kolleginnen und Kollegen, die diesen Tag zu einem einzigartigen Erlebnis für unsere AbsolventInnen machen.

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